Name card (danh thiếp) truyền thống là một công cụ quan trọng trong tương tác kinh doanh ở châu Á, nơi chúng không chỉ là một phương tiện cung cấp thông tin liên hệ mà còn là dấu hiệu để xác định mối quan hệ và vị trí cấp bậc trong một doanh nghiệp. Ở một vài quốc gia, việc trao đổi danh thiếp là một nghi thức xã hội quan trọng.

Tuy nhiên, một số doanh nghiệp ở châu Á nói với phóng viên tờ Nikkei Asian Review rằng họ đã bắt đầu tìm một phương thức khác thay thế danh thiếp để mở rộng mạng lưới quan hệ của mình, khi các cuộc họp trực tuyến trở nên phổ biến hơn trong bối cảnh thực thi giãn cách xã hội.

Do chính phủ các nước ra lệnh đóng cửa để ngăn chặn sự lây lan COVID-19 và doanh nghiệp tự áp đặt các biện pháp để giữ an toàn cho nhân viên khỏi dịch bệnh bằng cách hạn chế tiếp xúc trực tiếp, các cuộc họp mặt đối mặt đã không còn được ưa chuộng như một phương thức quan trọng trong quản lí kinh doanh.

Văn hoá danh thiếp mất dần tại châu Á

"Chúng tôi đã chuyển 100% sang họp trực tuyến, và do đó việc trao đổi danh thiếp, liên hệ công việc cũng được hoàn toàn sang các hình thức ảo khác", Misaki Morimura, CEO mảng bán hàng và tiếp thị của nhà tuyển dụng Pasona Singapore nói.

Việc giảm bớt sự phụ thuộc tiếp xúc mặt đối mặt ban đầu vấp phải sự dè dặt từ một số khách hàng của Pasona, nhưng ông Morimura nói rằng theo thời gian, nhiều người đã hiểu hơn về những tiện lợi của tương tác ảo.

COVID-19 đã thay đổi văn hóa trao đổi danh thiếp của hầu hết doanh nghiệp.

"Họ đã nhận ra rằng không chỉ các cuộc họp trực tuyến cho hiệu quả hơn, mà công việc còn suôn sẻ hơn và khuyến khích sự hợp tác tốt hơn", ông nói thêm.

Morimura cho biết, doanh nghiệp của ông hiện cũng đã nhận ra được lợi ích của việc thay thế danh thiếp truyền thống sang sử dụng danh bạ kĩ thuật số.

"Nhân viên bán hàng của chúng tôi có thể trao đổi số lượng danh thiếp trực tuyến nhiều hơn, vì họ có thể tham gia nhiều cuộc họp hơn khi thời gian giữa các cuộc họp được rút ngắn lại nhờ công nghệ", ông cho biết.

Các công ty có trụ sở ở các nước Đông Nam Á thường mong muốn nhanh chóng mở rộng mạng lưới của mình để khai thác thị trường nhiều tiềm năng đang phát triển. Các hãng hàng không giá rẻ cũng phải di chuyển qua lại giữa các quốc gia để gặp gỡ trực tiếp đối tác và trao đổi danh thiếp.

Nhưng những cuộc gặp gỡ cá nhân như vậy đã chậm lại đáng kể khi các quốc gia ngày càng thắt chặt việc đi lại, thúc đẩy văn hoá làm việc từ xa và giảm bớt sự phụ thuộc vào danh thiếp giấy truyền thống.

Zenta Nishida - Giám đốc điều hành khu vực châu Á - Thái Bình Dương, tại công ty kế toán Global Partners Consulting, chuyên cung cấp dịch vụ cho các thị trường Indonesia, Việt Nam và Singapore, nói rằng việc tránh sử dụng danh thiếp truyền thống giờ đây đã thành tiêu chuẩn.

Global Partners Consulting đã chuyển sang sử dụng một loại "danh thiếp kĩ thuật số" để phục vụ thị trường Đông Nam Á. Nishida cho biết, lợi ích lớn nhất khi sử dụng loại danh thiếp số này là khả năng tập trung dữ liệu liên lạc khách hàng tại máy trung tâm của công ty, từ đó việc chia sẻ thông tin giữa các nhân viên trở nên dễ dàng hơn.

"Tuy nhiên, một số nhân viên cũng đã phải từ bỏ thói quen cũ, bao gồm việc viết ghi chú trực tiếp lên danh thiếp của đối tác kinh doanh", vị Giám đốc điều hành chia sẻ.

Theo một nghiên cứu của công ty dịch vụ y tế Cigna của Mỹ, từ tháng 1 đến tháng 6, 60% số người được khảo sát cho biết họ đã làm việc ở nhà trong bối cảnh đại dịch, điều mà Cigna cho biết đã có tác động lớn đến văn hoá làm việc của các công ty.

Cuộc thăm dò của Cigna được thực hiện tại các quốc gia như Trung Quốc, Hàn Quốc, Thái Lan và Singapore, nhận được 16.000 phản hồi. 53% trong số này cho biết trong tương lai, họ muốn dành ít nhất một nửa thời gian để làm việc tại nhà.

Ở Singapore, tỉ lệ này là 67%, trong khi ở Thái Lan là 56% và 40% ở Hàn Quốc.

Chủ tịch Cigna International Markets, Jason Sadler cho biết: "Đại dịch đã ảnh hưởng đáng kể đến cuộc sống cá nhân và công việc của chúng tôi".

"Mặc dù văn phòng làm việc vẫn đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng văn hoá và hợp tác. Nhưng kinh nghiệm trong vài tháng qua đã chứng minh rằng làm việc tại nhà cũng có thể mang lại hiệu quả cao", ông nói.

Danh thiếp ảo lên ngôi

Sự thay đổi trong văn hoá làm việc theo COVID-19 đã tạo cơ hội kinh doanh cho Sansan - một công ty có trụ sở tại Nhật Bản, chuyên giúp các doanh nghiệp tối ưu hoá việc quản lí các mối quan hệ kinh doanh của họ.

Bằng cách giúp các công ty sắp xếp hợp lí những mối quan hệ của họ thông qua phần mềm dựa trên đám mây để tập trung cơ sở dữ liệu ở một nơi, Sansan muốn dọn dẹp mớ hỗn độn mà khách hàng của họ thường gặp phải khi nỗ lực thu hút đối tác theo cách kinh doanh kiểu cũ.

Xu hướng làm việc trực tuyến đã khiến văn hoá danh thiếp mai một tại châu Á. Ảnh: Reuters.

Một phần của kế hoạch này là loại bỏ thói quen tích trữ danh thiếp trên bàn làm việc. Sansan đã thay thế danh thiếp vật lí bằng cách sử dụng những thẻ ảo như mã QR, mã nhân viên để có thể hiển thị trong các cuộc họp trực tuyến.

Trong năm tài chính gần đây nhất, kết thúc vào ngày 31/5, Sansan đã báo cáo mức tăng trưởng doanh thu thuần là 30,9%. Trong quí cuối cùng của năm tài chính, lượng khách hàng đăng kí sử dụng dịch vụ danh thiếp ảo của Sansan đã tăng 16% so với cùng kì năm ngoái. Doanh thu thuần hàng tháng trên mỗi thuê bao tăng 3,2% so với cùng kì năm 2019.

Edward Senju, Giám đốc điều hành khu vực của Sansan nói rằng: "Chúng tôi thấy trước việc áp dụng danh thiếp ảo sẽ còn tăng nhanh hơn nữa trong tương lai và dần chiếm ưu thế trong văn hoá kinh doanh, khi việc trao đổi danh thiếp truyền thống dần mai một".

Senju cho biết, hiện công ty ông đã hợp tác với Microsoft Teams - nền tảng làm việc chung của gã khổng lồ công nghệ Mỹ, để cho phép sử dụng danh thiếp ảo trên phần mềm của họ.

Công ty Daiichi Jitsugyo có mặt tại một loạt các quốc gia châu Á như Singapore, Thái Lan, Philippines,... đã kí hợp đồng sử dụng dịch vụ quản lí danh bạ khách hàng của Sansan.

"Các cuộc gặp gỡ trực tiếp giờ đây là không có, do đó danh thiếp ảo rất tiện dụng trong bối cảnh này, đặc biệt là cho các buổi hội thảo trực tuyến hoặc thuyết trình kĩ thuật số. Nếu khách tham gia muốn trao đổi danh thiếp ảo, nhà tổ chức có thể trình chiếu các danh thiếp ảo một cách dễ dàng", Hiroki Koumura, Giám đốc nhân sự khu vực của Daiichi nói.

"Chúng tôi đang phải đối mặt với thách thức để làm việc từ xa", Koumura nói thêm. "Không ai có thể ngờ được tình huống như vậy, và chúng tôi vẫn phải tiếp tục duy trì công việc kinh doanh của mình. Do đó, để điều chỉnh bản thân theo một phong cách làm việc mới, chúng tôi đặt ra hướng đi mới xoay quanh các nền tảng công nghệ kĩ thuật số".