Thực tế ghi nhận, nhiều khu chung cư lại xảy ra các vấn đề phát sinh liên quan đến diện tích sử dụng chung – riêng. Mâu thuẫn chủ yếu đến từ việc các bên không phân định và thống nhất được khu vực nào thuộc sở hữu chung, khu vực nào riêng. Căng thẳng giữa cư dân và chủ đầu tư dẫn đến hoạt động của tòa nhà bị đình trệ, các dịch vụ và tiện ích không được cung cấp đầy đủ.

Về vấn đề này, các văn bản pháp lý của Nhà nước liên quan đến quản lý và vận hành nhà chung cư đã quy định khá chi tiết và đầy đủ. Gần đây nhất, Thông tư 05 của Bộ Xây dựng - văn bản hợp nhất các văn bản liên quan đến quản lý vận hành nhà chung cư, đã được ban hành.

Theo bà Vũ Kiều Hạnh, Giám đốc Bộ phận Quản lý Bất động sản, Savills Hà Nội, mâu thuẫn tại các dự án chung cư bắt nguồn từ sự thiếu đầy đủ, minh bạch trong tài liệu quy định việc sử dụng khu vực chung - riêng khi chủ đầu tư phát triển và xây dựng dự án; dù đã được phân định rõ trong văn bản luật. Điều này dẫn đến sự mơ hồ trong việc xác định quyền sở hữu và sử dụng sau này.

Cần phải hiểu, tất cả những diện tích có liên quan đến hệ thống kết cấu, hành lang, lối đi chung, các hệ thống không thể tách rời là các diện tích sở hữu chung. Tuy nhiên, một trong số những khu vực thường gặp phải tranh chấp trong tòa chung cư là khu vực để xe, bà Hạnh cho biết thêm. 

Theo Luật Nhà ở 2014, khu vực để xe đạp, xe dùng cho người khuyết tật, xe động cơ hai bánh, xe động cơ ba bánh thuộc quyền sở hữu chung, được dùng để sử dụng chung đối với các chủ sở hữu nhà chung cư. Còn khu vực để xe ô tô thì người thuê/mua căn hộ có thể mua hoặc thuê lại.

Trong thực tế, đa phần tại các khu chung cư, phần doanh thu khai thác từ diện tích đỗ xe máy (sở hữu chung) sẽ được trả về quỹ vận hành tòa nhà. Tuy nhiên, việc quy hoạch phần diện tích này như thế nào, diện tích sở hữu chung là bao nhiêu, từ đó xác định doanh thu cụ thể trên đầu xe vẫn chưa rõ ràng. Từ đây làm nảy sinh những tranh luận chưa có hồi kết.

Để giải quyết mâu thuẫn và hạn chế ảnh hưởng đến giai đoạn sau, bà Hạnh cho biết, chủ đầu tư cần phải lường trước và tính toán đúng các diện tích chung - riêng từ giai đoạn thiết kế, cũng như trình bày rõ ràng trong hợp đồng mua bán và báo cáo kinh tế - kỹ thuật đầu tư xây dựng.

Ban quản trị cần được tiếp cận toàn bộ hồ sơ hoàn công của công trình theo quy định trong Văn bản hợp nhất 05/VBHN-BXD thông tư quy chế quản lý, sử dụng nhà chung cư. Ngoài ra, chủ đầu tư cần thống nhất với các bên liên quan để thiết lập các quy tắc cho các khu vực và tiện ích sử dụng chung. Từ đó, đưa ra thỏa thuận và thống nhất chung về các nội dung liên quan đến quyền lợi, sử dụng và bảo vệ tài sản để tránh các tranh chấp phát sinh.

Diện tích chung – riêng tại dự án cũng phần nào liên quan tới việc xác định mức phí dịch vụ của dự án mà mỗi chủ sở hữu cần đóng góp. Theo bà Hạnh, quy định về mức phí dịch vụ tối đa tại các dự án nhà chung cư có thang máy của thành phố không được vượt quá 16.500 đồng/m2/tháng.

Mức phí dịch vụ cũng được quy định phải đưa vào hợp đồng mua bán, do đó người mua cần tham khảo mức phí cần đóng của các chủ sở hữu. Bởi, khi đi vào hoạt động, tâm lý chung của cư dân luôn hướng tới sự minh bạch trong mức phí và cách sử dụng nguồn tiền từ phí dịch vụ mà mình đã đóng. Việc này đặt ra yêu cầu đối với chủ đầu tư và đơn vị quản lý cũng để lưu ý chặt chẽ vấn đề này.

Theo bà Hạnh để xác định mức giá dịch vụ phù hợp, chủ đầu tư và đơn vị quản lý nên xem xét đến các yếu tố tác động trực tiếp đến chi phí cấu thành nên giá dịch vụ nhà chung cư. Chi phí này sẽ phụ thuộc vào quy mô, đặc điểm kiến trúc, thiết kế và trang thiết bị của dự án. Sau khi có đầy đủ thông tin cần thiết, đơn vị quản lý mới có thể tính toán được mức chi phí vận hành cấu thành phí dịch vụ.

Đơn vị quản lý cần tính toán tới toàn bộ yếu tố đầu mục liên quan tới đặc điểm kiến trúc, thiết bị và tiện ích tác động tới chi phí vận hành của tòa nhà để có thể lên biểu giá dịch vụ hợp lý nhất. Ví dụ, một tòa nhà có nhiều lối ra/vào sẽ có chi phí an ninh trực chốt lớn hơn những tòa nhà chỉ có một lối đi.

Hoặc về thiết bị cơ điện được lắp đặt ban đầu, nếu chủ đầu tư lắp đặt thiết bị tiết kiệm năng lượng, như đèn LED, thiết bị cảm biến chiếu sáng hoạt động khi có người đi qua lại hoặc hệ thống chạy tự động chạy giờ thì chi phí vận hành sẽ được tối ưu hóa hơn những dự án không có.

Đây tuy là những điểm rất nhỏ trong chuỗi những công việc của đơn vị quản lý vận hành nhưng lại ảnh hưởng trực tiếp tới chi phí vận hành. Do đó, việc quản lý cần phải chặt chẽ và được thực hiện bởi đơn vị quản lý vận hành chuyên nghiệp để có thể hỗ trợ cả chủ đầu tư và cư dân tối ưu hóa chi phí quản lý cũng như minh bạch các hoạt động, dịch vụ quản lý tại dự án.

Có thể thấy, trong xu thế thị trường nhà ở tại Việt Nam phát triển mạnh, các chủ đầu tư rất cần chú trọng đến công tác quản lý vận hành và xem đó như một giá trị gia tăng cho dự án cũng như một phương án để tránh những rủi ro tranh chấp giữa các đơn vị liên quan. 

Giá bán của một sản phẩm bất động sản được chủ đầu tư hoạch định từ giai đoạn trước khi dự án thành hình và đi vào vận hành. Song, yếu tố duy trì mức giá lại phụ thuộc vào chất lượng của công tác quản lý vận hành dự án. Vai trò của đơn vị quản lý vận hành vì vậy trở nên quan trọng trong bối cảnh xuất hiện ngày càng nhiều các đô thị có dân số khổng lồ và nguồn cung lớn.