Vài ngày qua, một bộ ảnh chế các email công sở lan khắp mạng xã hội. Một nhân viên tên Bunny gửi thư cho toàn công ty với tiêu đề "Sandwich Bur.", nội dung vỏn vẹn một câu viết hoa yêu cầu đồng nghiệp ngừng ăn trộm bánh mì của mình, ký tên "Live laugh and leave me alone". 

Một người khác tên Anjali gửi thư xin nghỉ việc với dòng ký "Ctrl+Alt+Del-ivering my exit". Những email này là nội dung dàn dựng cho mạng xã hội chứ không phải ảnh chụp hộp thư thật, nhưng chúng lan nhanh vì chạm đúng vào một cuộc va chạm có thật đang diễn ra trong các văn phòng, và cuộc va chạm đó đang được tính bằng tiền.

Họ không bỏ email, họ trốn trong đó

Khảo sát Gen Z at Work do ZeroBounce thực hiện trên gần 1.400 người thuộc thế hệ Z tại Mỹ, Canada và châu Âu cho ra một kết quả đi ngược lại toàn bộ định kiến. Có 42% người được hỏi chọn email là kênh giao tiếp công việc yêu thích nhất, gấp đôi con số 20% chọn các ứng dụng nhắn tin như Slack. Thế hệ lớn lên cùng TikTok và tin nhắn tức thời không hề bỏ rơi email. Họ ưu tiên nó hơn cả những công cụ được cho là hợp gu mình.

Lý do thì không lãng mạn chút nào. Cũng theo khảo sát này, 60% người thuộc Gen Z thừa nhận đã dùng email để né một cuộc trò chuyện hoặc một tình huống đối đầu tại nơi làm việc, tỷ lệ ở nữ giới lên tới 65%. Nhiều người giải thích rằng email tạo ra một khoảng cách an toàn và giúp họ giữ ranh giới cá nhân. Cùng lúc, chỉ 7% muốn giải quyết công việc qua điện thoại và vỏn vẹn 2% chọn gọi video. Email được ưa chuộng không phải vì nó hiệu quả, mà vì nó là kênh ít áp lực cảm xúc nhất trong tất cả các lựa chọn.

Vấn đề là chính cái kênh họ chọn lại là thứ họ không biết vận hành. Khảo sát ghi nhận 57% không chắc email công việc của mình nên trang trọng đến mức nào, 51% không biết khi nào thì được phép nhắc lại nếu chưa có hồi âm, 26% lúng túng với việc khi nào nên CC và khi nào nên BCC. Có 53% nói email gây căng thẳng cho họ và 92% cho rằng tình trạng quá tải hộp thư làm giảm năng suất. Nói cách khác, một thế hệ đang trú ẩn trong một công cụ mà họ chưa từng được ai dạy cách dùng.

Phía tuyển dụng phản ứng bằng quyết định tốn kém

Ở đầu bên kia của cuộc va chạm, nền tảng tư vấn giáo dục và nghề nghiệp Intelligent.com khảo sát gần 1.000 lãnh đạo doanh nghiệp Mỹ có tham gia quyết định tuyển dụng và ghi nhận 75% công ty nói rằng một phần hoặc toàn bộ sinh viên mới ra trường họ tuyển trong năm không đạt yêu cầu. Sáu trên mười công ty đã sa thải ít nhất một tân binh thuộc nhóm này ngay trong năm tuyển. Một phần sáu nhà tuyển dụng nói họ ngần ngại tuyển tiếp nhóm này, và chín trên mười cho rằng sinh viên mới ra trường cần được đào tạo lại về ứng xử công sở.

Đáng chú ý là danh sách lý do. Đứng đầu là thiếu động lực hoặc thiếu chủ động, được 50% lãnh đạo nêu ra. Ngay sau đó là thiếu chuyên nghiệp, thiếu kỹ năng tổ chức và kỹ năng giao tiếp kém. Những thứ bị phàn nàn nhiều nhất không phải là năng lực chuyên môn hay kiến thức kỹ thuật, mà là tập hợp những quy ước mềm mà không trường lớp nào dạy và cũng không công ty nào viết ra thành văn bản.

Quy đổi ra tiền, đây là một khoản thất thoát lớn hơn vẻ ngoài của nó rất nhiều. Theo Gallup, chi phí thay thế một nhân sự dao động từ một nửa đến hai lần lương năm của người đó tùy vị trí và cấp bậc, và Gallup gọi đây là ước tính đã được tính dè dặt. 

Cũng theo tổ chức này, một công ty 100 người với mức lương trung bình 50.000 USD có thể mất từ 660.000 đến 2,6 triệu USD mỗi năm cho việc thay người. SHRM ước tính riêng chi phí tuyển dụng trực tiếp trung bình khoảng 4.700 USD cho mỗi lần tuyển, chưa tính phần lớn hơn nhiều là năng suất bị mất trong thời gian trống ghế và thời gian người mới làm quen việc. Một nhân sự bị cho nghỉ sau ba đến sáu tháng là trường hợp tệ nhất về mặt tài chính, vì công ty đã trả toàn bộ chi phí tuyển và đào tạo nhưng chưa kịp thu về bất kỳ giá trị nào, rồi lập tức phải trả lần thứ hai cho vòng tuyển kế tiếp.

Chuẩn mực không ai viết ra thì không ai học được

Câu hỏi thật sự không phải là Gen Z có hư hay không, mà là ai chịu trách nhiệm cho khoảng trống này. Kỹ năng viết email công việc chưa bao giờ được dạy chính thức. Nó được học lỏm, bằng cách ngồi cạnh một người đi trước, đọc thư người ta gửi, quan sát sếp phản ứng thế nào với một câu chữ hớ hênh. Stacie Haller, cố vấn nghề nghiệp trưởng của ResumeBuilder, chỉ ra rằng phần lớn nhóm này đã trải qua những năm đại học trong môi trường học từ xa hoặc lai, rồi bước thẳng vào những công việc cũng làm từ xa. Cơ chế học lỏm đó đơn giản là đã bị cắt đứt với họ.

Điều này đặt các doanh nghiệp trước một lựa chọn khá rõ ràng. Hoặc tiếp tục coi chuẩn giao tiếp là thứ hiển nhiên ai cũng phải biết rồi sa thải những người không biết, và trả chi phí tuyển lại mỗi vài tháng. Hoặc viết nó ra. Chín trên mười nhà tuyển dụng nói rằng nhóm nhân sự mới cần được đào tạo về ứng xử công sở, nhưng rất ít công ty thực sự có một tài liệu nói rõ email gửi cho khách hàng khác email gửi cho đồng nghiệp ở điểm nào, bao lâu thì được nhắc lại, và trong tình huống nào thì một cuộc gọi năm phút tốt hơn một chuỗi thư mười lượt qua lại. So với chi phí thay thế nhân sự, một tài liệu như vậy gần như miễn phí.

Cũng cần sòng phẳng ở chiều ngược lại. Việc một nhân sự trẻ chọn email thay vì gõ cửa phòng sếp không phải lúc nào cũng là hèn nhát, nó nhiều khi là dấu hiệu người đó chưa được tạo đủ an toàn để nói thẳng. Và con số 92% nói quá tải email làm giảm năng suất là lời phàn nàn về chính hệ thống thông báo tự động, bản tin nội bộ và những chuỗi thư lẽ ra chỉ cần một tin nhắn mà các công ty đã dựng lên, chứ không phải lỗi của người mới vào.

Những email chế đang lan trên mạng vì chúng phóng đại một sự thật mà cả hai phía đều nhận ra. Một bên không biết viết thế nào cho đúng, một bên chưa từng nói rõ thế nào là đúng. Bên nào cũng thấy mình vô lý, và hoá đơn thì công ty trả.