Căn cứ quy định tại Điều 25 Luật Bảo hiểm xã hội 2024, mỗi người lao động tham gia bảo hiểm xã hội (BHXH) được cấp một sổ BHXH duy nhất nhằm ghi nhận toàn diện lý lịch cá nhân cùng toàn bộ quá trình đóng, hưởng và giải quyết các chế độ BHXH, bảo hiểm thất nghiệp (BHTN). Pháp luật quy định rõ ràng sổ BHXH bản điện tử và bản giấy sở hữu giá trị pháp lý tương đương nhau, trong đó việc cấp sổ điện tử đã được áp dụng toàn diện từ ngày 01/01/2026, còn sổ giấy sẽ được phát hành khi người tham gia có nguyện vọng.

Vì vậy, những cá nhân đang sở hữu từ 02 cuốn sổ BHXH trở lên bắt buộc phải tiến hành thủ tục gộp sổ. Đây là điều kiện tiên quyết để cơ quan bảo hiểm chuẩn hóa và hợp nhất toàn bộ dữ liệu tham gia, tránh thất thoát quyền lợi hay gặp trở ngại khi thụ hưởng các chế độ an sinh sau này.

Bộ hồ sơ đề nghị gộp sổ BHXH

Căn cứ quy định tại Quyết định số 366/QĐ-BHXH do Giám đốc BHXH Việt Nam ký ban hành ngày 29/4/2026 về quy trình thu BHXH, BHYT, BHTN và cấp sổ BHXH, người tham gia cần chuẩn bị 01 bộ hồ sơ duy nhất gồm các giấy tờ:

Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin: Sử dụng Mẫu TK1-TS ban hành kèm theo Quyết định 366/QĐ-BHXH, kê khai đầy đủ thông tin đề nghị gộp các mã số BHXH hiện có.

Sổ BHXH gốc: Nộp lại toàn bộ các sổ BHXH bản giấy đề nghị gộp (nếu đang lưu giữ sổ giấy).

Tài liệu chứng minh (nếu có): Cung cấp thêm bản sao các giấy tờ nhân thân có liên quan trong trường hợp hồ sơ có sự sai lệch thông tin về họ tên, ngày tháng năm sinh hoặc cần đối chiếu thông tin pháp lý bổ sung.

Phương thức nộp hồ sơ và cơ quan giải quyết

Nhằm tạo thuận lợi tối đa cho người lao động, thủ tục gộp sổ hiện nay đã được tích hợp thành dịch vụ công trực tuyến toàn trình, cho phép lựa chọn linh hoạt nhiều kênh tiếp nhận:

Kênh nộp hồ sơ: Người lao động có thể nộp gián tiếp thông qua doanh nghiệp nơi đang làm việc hoặc nộp trực tiếp cho cơ quan BHXH tại địa bàn doanh nghiệp đóng bảo hiểm hay nơi cư trú của cá nhân. Thẩm quyền xử lý thuộc về BHXH cấp tỉnh hoặc cơ quan BHXH cơ sở.

Hình thức tiếp nhận: Bên cạnh việc nộp hồ sơ giấy trực tiếp tại bộ phận một cửa hoặc chuyển phát qua bưu chính công ích, người dân và doanh nghiệp hoàn toàn có thể thực hiện giao dịch điện tử ngay trên Cổng Dịch vụ công của ngành BHXH Việt Nam.

Quy trình tiếp nhận và thời hạn phản hồi hồ sơ

Sau khi tiếp nhận yêu cầu, cơ quan BHXH sẽ tiến hành rà soát, đối chiếu dữ liệu trên hệ thống quản lý tập trung và thực hiện thủ tục hợp nhất quá trình đóng BHXH, BHTN theo đúng quy trình nghiệp vụ.

Trong trường hợp hồ sơ gửi đến còn thiếu sót hoặc thông tin cá nhân chưa thống nhất giữa các nguồn dữ liệu, cơ quan BHXH có trách nhiệm hướng dẫn người nộp bổ sung, hoàn thiện hoặc phản hồi bằng văn bản nêu rõ lý do trả hồ sơ. Toàn bộ thời hạn thông báo sửa đổi, bổ sung hoặc từ chối thụ lý không được vượt quá 03 ngày làm việc tính từ ngày tiếp nhận hồ sơ ban đầu.