Trong xã hội hiện đại, chúng ta thường tôn thờ sự bận rộn như một biểu tượng của địa vị và sự chăm chỉ. Tuy nhiên, theo một nghiên cứu của Đại học Chicago, con người có xu hướng tự tạo ra sự bận rộn (idleness aversion) để tránh cảm giác trống rỗng, ngay cả khi những việc đó không thực sự có ý nghĩa. Nếu bạn luôn trong tình trạng "cháy máy" nhưng nhìn lại mục tiêu dài hạn vẫn dậm chân tại chỗ, hãy kiểm tra ngay xem mình có đang mắc phải 4 sai lầm dưới đây hay không.

Nhầm lẫn giữa việc "quan trọng" và việc "khẩn cấp"

Sai lầm lớn nhất khiến chúng ta luôn bận rộn là dành quá nhiều thời gian để xử lý những việc khẩn cấp nhưng không quan trọng. Đó là những thông báo tin nhắn, email không gấp, hay những lời nhờ vả vụn vặt từ đồng nghiệp. Chúng tạo ra cảm giác "cần phải làm ngay", khiến bạn bị cuốn vào vòng xoáy giải quyết sự vụ mà bỏ quên những dự án cốt lõi.

Ảnh minh họa

Tâm lý học quản trị gọi đây là việc thiếu tư duy theo Ma trận Eisenhower. Những người thành công thực thụ dành phần lớn thời gian cho những việc "quan trọng nhưng không khẩn cấp" như lập kế hoạch, học tập, xây dựng mối quan hệ... Nếu bạn liên tục phải "chữa cháy" vào phút chót, đó là dấu hiệu bạn đang bị sự khẩn cấp giả tạo kiểm soát thời gian thay vì làm chủ mục tiêu của mình.

Say mê "đa nhiệm" và ảo tưởng về tốc độ

Nhiều người tự hào mình có khả năng làm nhiều việc cùng lúc: vừa họp vừa trả lời email, vừa học bài vừa lướt mạng xã hội. Thực tế, não bộ con người không được thiết kế để đa nhiệm những việc đòi hỏi tư duy sâu. Khi bạn chuyển đổi qua lại giữa các nhiệm vụ, não bộ phải mất một khoảng thời gian để tái tập trung, hiện tượng này gọi là giá trị thặng dư của sự chú ý (attention residue).

Nghiên cứu từ Đại học Stanford chỉ ra rằng những người đa nhiệm kinh niên thực chất có khả năng lọc thông tin kém hơn và mất nhiều thời gian hơn để hoàn thành công việc so với người làm việc đơn nhiệm. Sự bận rộn do đa nhiệm tạo ra chỉ là một sự hỗn loạn về mặt tinh thần, khiến bạn mệt mỏi gấp đôi nhưng chất lượng sản phẩm đầu ra lại giảm đi một nửa.

Thiếu khả năng thiết lập ranh giới và nói "không"

Sai lầm thứ ba khiến lịch trình của bạn luôn dày đặc là nỗi sợ bị ghét hoặc hội chứng sợ bỏ lỡ (FOMO). Bạn đồng ý với mọi lời mời, chấp nhận mọi yêu cầu giúp đỡ dù bản thân đã quá tải. Việc không có ranh giới cá nhân rõ ràng khiến bạn trở thành "người giải quyết vấn đề" cho tất cả mọi người, trừ chính mình.

Trong tâm lý học hành vi, đây là biểu hiện của sự thiếu quyết đoán. Việc nói "có" với những thứ không quan trọng đồng nghĩa với việc bạn đang nói "không" với mục tiêu của chính mình. Người năng suất nhất không phải là người làm được nhiều việc nhất, mà là người biết từ chối nhiều nhất những thứ không nằm trong ưu tiên hàng đầu của họ.

Ảnh minh họa

Không dành thời gian cho việc "lập kế hoạch" và "nghỉ ngơi"

Một sai lầm phổ biến là chúng ta thường nhảy ngay vào làm việc mà không có một lộ trình rõ ràng, hoặc làm việc liên tục không nghỉ với hy vọng xong việc sớm hơn. Thực tế, 1 phút lập kế hoạch có thể tiết kiệm 10 phút thực thi. Nếu không có kế hoạch, bạn sẽ dễ dàng bị xao nhãng bởi những việc phát sinh và mất thời gian để định vị lại xem mình cần làm gì tiếp theo.

Bên cạnh đó, việc bỏ qua các khoảng nghỉ ngắn như phương pháp Pomodoro khiến bộ não rơi vào trạng thái bão hòa. Khi đó, hiệu suất làm việc giảm sút trầm trọng, một việc chỉ mất 30 phút có thể kéo dài thành 2 tiếng vì bạn không còn khả năng tập trung. Sự bận rộn lúc này chỉ là kết quả của việc cố gắng vận hành một bộ máy đã cạn kiệt năng lượng.

Bận rộn là một lựa chọn, không phải là một định mệnh. Khi bạn bắt đầu nhận diện được những sai lầm này và dũng cảm loại bỏ những việc "thừa", bạn sẽ thấy rằng năng suất thực sự đến từ sự tĩnh lặng và tập trung, chứ không phải từ sự hối hả bề ngoài.