Sáng thứ 2 họp để nắm tình hình công việc cả tuần. Chiều thứ 6 họp để tổng kết tiến độ, còn biết đường định hướng cho tuần tiếp theo. Giữa tuần nếu không có việc gì phát sinh thì đương nhiên, ai mà vào phòng họp.

Chuyện tưởng chừng dễ hiểu và chẳng có gì đáng phải bàn cãi nữa, nhưng nếu đi làm đủ lâu, trải qua đủ nhiều môi trường, bạn sẽ thấy: Thực tế đôi khi không đơn giản như vậy. Có những cuộc họp chẳng ai báo lịch trước, cứ “đùng” 1 cái lại “vào họp nhé, 15 phút thôi”. Và cái “15 phút” ấy có thể là 2 tiếng, thậm chí nửa ngày làm việc. Nhưng nếu họp mà ra được việc thì chẳng nói, đằng này, khi tất cả đứng lên rời khỏi phòng họp, cảm giác lại là một hơi thở dài: Chẳng hiểu họp để làm gì, không ra được cái việc gì hết!

Văn hóa họp hành

Điều khiến nhiều người mệt không hẳn là việc phải họp, mà là cảm giác thời gian bị tiêu tốn cho những cuộc trò chuyện lan man, ít giá trị thực tế. Có cuộc họp mà 10 người tham gia nhưng chỉ 2 người thực sự liên quan đến công việc. Có cuộc họp kéo dài chỉ vì tiện kể việc này việc kia - thường là những việc chẳng liên quan gì đến “kết quả đầu ra”. Cũng có những buổi họp mà phần lớn thời gian là để kể lại thứ mọi người vốn đã đọc trong email từ hôm trước.

Thế nên cái mệt ở đây là tình trạng công việc bị gián đoạn bởi các cuộc họp không thực sự mang lại ý nghĩa. KPI thì cố định theo ngày, nhưng đang làm dở lại bị ới đi họp, kết cục là có khi 16h30 vẫn chưa làm nổi 50% KPI. Thế là lại đành OT không lương.

Ảnh minh họa

Văn hóa họp hành quá mức không phải vấn đề mới, nhưng vài năm gần đây nó trở nên rõ rệt hơn, đặc biệt khi làn sóng sa thải diễn ra. Người “ở lại” là người phải cân thêm nhiều trách nhiệm, nhiều đầu việc mà trước đây là của người khác.

Nhiều người cho rằng họp càng nhiều, càng lâu thì càng dễ bàn luận, dễ thấy kết quả. Có quản lý muốn tất cả cùng tham gia để tránh bỏ sót thông tin, nhưng kết quả là số người trong phòng họp ngày càng đông còn hiệu quả thì không tăng tương ứng.

Không ít nhân viên cũng cảm thấy áp lực phải phát biểu dù chưa thực sự có ý kiến cần thiết. Những cuộc họp như vậy thường xuất hiện rất nhiều câu nói mang tính xã giao hoặc lặp lại ý cũ. Mọi người nói để chứng minh mình đang tham gia, thay vì tập trung giải quyết vấn đề.

Mọi thứ lỡ dở vì những cuộc họp “không ra việc”

Khi tình trạng họp quá lắm cứ diễn ra liên tục, nhiều người bắt đầu có cảm giác kiệt sức. Não bộ phải liên tục chuyển trạng thái giữa nghe, nói, cập nhật thông tin rồi quay lại xử lý công việc. Đó là kiểu mệt âm ỉ từ ngày này vắt sang ngày khác.

Dĩ nhiên, không phải cuộc họp nào cũng vô ích. Một buổi trao đổi đúng trọng tâm có thể giúp tiết kiệm hàng giờ làm việc sai hướng. Vấn đề nằm ở cách tổ chức và mục đích của cuộc họp, chứ không phải bản thân việc họp.

Ảnh minh họa

Những công ty vận hành hiệu quả thường có một điểm chung: Họ rất rõ ràng về lý do tổ chức meeting. Nếu thông tin chỉ cần đọc để nắm tình hình, email hoặc tin nhắn là đủ. Nếu vấn đề không cần tranh luận nhiều, có thể xử lý trực tiếp giữa những người liên quan thay vì kéo cả nhóm vào phòng họp.

Một thay đổi nhỏ nhưng khá hiệu quả là đặt mục tiêu cụ thể trước mỗi cuộc họp. Chỉ cần trả lời rõ ba câu hỏi: Họp để làm gì? Ai thực sự cần tham gia? Sau cuộc họp phải ra được điều gì? Khi những điều này rõ ràng, thời gian họp thường tự động ngắn lại.

Quan trọng hơn hết, văn hóa họp hành cần thay đổi từ tư duy “động cái là họp” sang “chỉ họp khi thật sự cần”. Một cuộc họp tốt không phải cuộc họp dài hay đông người, mà là cuộc họp giúp mọi người tường tận hơn với vấn đề đang chờ được xử lý.

Vậy nên thực ra, dân văn phòng không ghét họp. Điều khiến họ chán nản là cảm giác phải dành quá nhiều năng lượng cho những cuộc họp không có giá trị gì ngoài làm tốn thời gian. Trong bối cảnh ai cũng bận rộn và dễ quá tải, biết họp ngắn gọn, đúng người, đúng việc đôi khi lại là một kỹ năng quan trọng của môi trường làm việc hiện đại.