BPM tăng cường quan hệ với khách hàng, cải thiện quy trình sản xuất, quản lý nhân viên,... Hơn nữa, nó có thể tạo ra một môi trường năng suất, nơi các nhiệm vụ được xử lý hiệu quả.
Khi nói đến sự hài lòng của nhân viên, nhiều tổ chức gặp phải vấn đề trong việc giữ chân nhân viên. Nhảy việc đang là xu hướng của thế hệ thiên niên kỷ.
Một cuộc khảo sát của Gallup cho thấy 21% thế hệ millennials đã thay đổi công việc trong năm 2015. Doanh thu tính theo millennials khiến nền kinh tế Mỹ tiêu tốn 30,5 tỷ USD mỗi năm.
Giữ chân nhân viên đang trở thành một nhiệm vụ khó khăn, khi nhân viên ngày nay tìm kiếm sự hài lòng trong công việc. Nó dẫn đến tỷ lệ doanh thu cao, gây tốn kém thời gian và tiền bạc. Bộ phận tuyển dụng phải tìm kiếm nhân tài trên thị trường việc làm, điều này tiêu tốn nhiều thời gian và nguồn lực quý giá.
Một số công ty cũng sử dụng dịch vụ của một nhóm tuyển dụng bên ngoài. Thông thường, các doanh nghiệp nhỏ và công ty khởi nghiệp không đầu tư vào một bộ phận nhân sự và dành khoảng 40% thời gian tham gia vào các nhiệm vụ như tuyển dụng.
Việc đăng tuyển trên các trang web khác nhau khiến công ty phải trả giá. Trên LinkedIn, đăng một công việc trong 30 ngày có giá 495 USD. Mặc dù các trang web như vậy giảm giá, nhưng việc thuê nhân viên mới rất tốn kém.
Thêm vào đó, các nhà quản lý phải đào tạo những nhân viên mới, điều này đòi hỏi sự chi tiêu của các nguồn lực. Nghiên cứu nói rằng những người mới tuyển dụng mất khoảng từ 8 (đối với công việc văn thư) đến 20 tuần (đối với công việc chuyên môn) để đạt được năng suất tối đa.
Để tiết kiệm chi phí thuê và đào tạo nguồn lực, một tổ chức cần phải giữ chân nhân viên của mình. Nó cũng tạo ra ít gánh nặng hơn cho bộ phận nhân sự và các nhà quản lý.
Một nhân viên lãng phí thời gian để tung hứng giữa các công việc hàng ngày. Khi không có quy trình làm việc, nhân viên cảm thấy thất vọng. Nó cũng ảnh hưởng đến một tổ chức vì các nhiệm vụ không được xử lý hiệu quả.
Nếu một nhân viên không hài lòng hoặc cảm thấy như công việc của họ không tạo ra sự khác biệt, rất có thể họ sẽ nghỉ việc. Sự không hài lòng của nhân viên là kết quả của một môi trường làm việc thiếu tổ chức, nơi nhân viên không được tạo điều kiện thuận lợi.
Do đó, các tổ chức cần thu hút nhân viên và tạo điều kiện cho họ bằng cách sắp xếp thứ tự ưu tiên và xử lý các vấn đề của họ. Một công ty phục vụ cho nhân viên của mình sẽ nhận thấy ít doanh thu hơn, tăng năng suất và sự hài lòng trong công việc của nhân viên.
Nó chỉ có thể thực hiện được bằng cách giới thiệu các quy trình làm việc giúp giảm tắc nghẽn và hợp lý hóa các quy trình.
Giá trị nào thêm BPM?
Thiếu nhận thức về tầm quan trọng của BPM trong văn phòng. Nhiều doanh nghiệp không đầu tư vì họ đánh giá thấp giá trị mà nó mang lại. Hơn nữa, BPM cho nhân viên chưa từng được biết đến vì nhiều tổ chức cho rằng nhân viên tự mãn là do thiếu động lực.
Nhưng một chút đầu tư vào việc kết hợp các quy trình nới lỏng có thể mang lại lợi nhuận rất lớn. Nó tạo ra ít nhầm lẫn hơn về việc tiếp cận ai trong trường hợp có truy vấn.
Một chiến lược BPM được lập kế hoạch tốt sẽ tập trung vào sự tham gia của nhân viên và giảm bớt các nhiệm vụ hàng ngày của họ.
- Cải thiện quy trình làm việc và giảm tắc nghẽn
- Cải thiện năng suất của nhân viên bằng cách hợp lý hóa các quy trình
- Giảm thời gian lãng phí của nhân viên cho các nhiệm vụ thường xuyên
- Giảm bớt gánh nặng cho nhân viên để thay đổi giữa các nhiệm vụ bằng cách sắp xếp thứ tự ưu tiên cho chúng
- Không còn nhân viên làm việc quá sức hoặc kiệt sức
- Tiết kiệm tài nguyên như thời gian và tiền bạc cho một tổ chức
- Tạo một quy trình để xử lý giải quyết các truy vấn, yêu cầu và vấn đề của nhân viên
- Tạo chuỗi lệnh và giúp nhân viên liên hệ với bộ phận phù hợp
- Vạch ra người / bộ phận chịu trách nhiệm về một nhiệm vụ hoặc quy trình
- Các bước được xác định rõ ràng trong một quy trình
Thực hiện chiến lược BPM
Các truy vấn và yêu cầu của nhân viên có thể phức tạp. Hầu hết mọi người tin rằng một bộ phận nhân sự phải chịu trách nhiệm về việc này.
Tuy nhiên, các bộ phận khác như IT, tài chính hoặc một bộ phận khác có thể chịu trách nhiệm xử lý các thắc mắc của nhân viên.
BPM giúp tạo ra một quy trình làm việc liền mạch, nơi các phòng ban có thể giao tiếp với nhau.
Không chỉ điều này, mà nó còn cải thiện giao tiếp và quy trình trong một bộ phận. Vì vậy, bạn không còn có những nhân viên bất mãn và không hài lòng.
Để đạt được một quy trình làm việc được xác định rõ ràng đòi hỏi bạn phải rõ ràng một vài điều. Sau đây là một dàn ý:
Điểm khởi đầu
Trước khi phác thảo các nhiệm vụ liên quan đến một quy trình làm việc, hãy xác định những gì đặt ra nhu cầu cho quy trình đó. Yêu cầu tăng lương hoặc nghỉ phép từ nhân viên được coi là điểm khởi đầu cho quy trình làm việc.
Các quy trình liên quan đến yêu cầu này là những gì tạo nên quy trình làm việc. Khi bạn đã xác định được điểm bắt đầu, bạn có thể bắt đầu bước tiếp theo.
Quy trình / Nhiệm vụ liên quan
Bước này liên quan đến việc chia quy trình làm việc thành các nhiệm vụ nhỏ hơn. Ví dụ, một nhân viên yêu cầu tăng lương. Quy trình làm việc được chia thành các nhiệm vụ sau:
- Xử lý yêu cầu của bộ phận liên quan
- Chuyển tiếp yêu cầu
- Chấp thuận hoặc từ chối yêu cầu
- Trả lời bên liên quan.
Các nhiệm vụ cần được xác định rõ ràng để không có chỗ cho sự mơ hồ. Hơn nữa, nó nên phác thảo từng bước và phục vụ cho các tình huống khác nhau. Để quy trình làm việc thành công, quy trình này phải đáp ứng tối đa các yêu cầu của nhân viên.
Người / bộ phận chịu trách nhiệm về nhiệm vụ
Bước này liên quan đến việc quyết định nơi yêu cầu hoặc truy vấn nên được chuyển tiếp đến, bộ phận liên quan và người chịu trách nhiệm cho nhiệm vụ.
Xem xét ví dụ tương tự như đã thảo luận ở trên, bước này liên quan đến việc quyết định xem bộ phận nhân sự hoặc quản lý cấp trên có nên xử lý yêu cầu tăng lương hay không.
Bước này cũng bao gồm việc quyết định ai chịu trách nhiệm về quyết định liên quan đến việc tăng lương. Cuối cùng, nó liên quan đến việc ai chịu trách nhiệm trả lời yêu cầu.
Công cụ và đào tạo
Một khi quy trình làm việc đã được vạch ra cẩn thận, một công ty có thể cần phải cung cấp đào tạo cho các nhân viên có liên quan. Ngoài ra, cần có tài liệu hướng dẫn chi tiết quy trình làm việc. Trong trường hợp giải pháp phần mềm được triển khai để hợp lý hóa quy trình làm việc, nhân viên sẽ cần được đào tạo để sử dụng phần mềm.
Những rào cản đối với việc áp dụng BPM là gì?
Nhìn bề ngoài, việc thực hiện một giải pháp BPM để cải thiện năng suất của nhân viên nên khuyến khích nhân viên. Tuy nhiên, đó là bản chất của con người để chống lại sự thay đổi. Nhân viên, chưa quen với quy trình làm việc, có thể không nhiệt tình như dự đoán.
Đó có thể là do những thách thức phải đối mặt khi học phần mềm mới. Do đó, một công ty nên xem xét việc kết hợp các quy trình, quy tắc và hướng dẫn hiện có trong việc phát triển một quy trình làm việc mới.
Ngoài ra, đào tạo là điều cần thiết trong việc chấp nhận và áp dụng rộng rãi giải pháp BPM. Nếu một nhân viên không nhận thức được những lợi thế của việc áp dụng một quy trình làm việc mới, thì làm sao họ có thể chấp nhận nó? Do đó, việc giải thích các lợi ích và giới thiệu nhân viên là điều cần thiết.
Hơn nữa, nếu một công ty muốn thu được lợi ích từ quy trình làm việc, thì những thay đổi cần được thông báo cho các bộ phận liên quan. Vì vậy, mọi người đều nhận thức được những thay đổi được thực hiện.
Để được hưởng lợi từ giải pháp BPM, phản hồi của nhân viên có thể giúp cải thiện quy trình hơn nữa.
Ngoài ra, việc triển khai BPM rất tốn kém. Nếu một giải pháp phần mềm được triển khai, nó có thể yêu cầu cập nhật hệ thống. Ngoài ra, việc đào tạo cho nhân viên cũng có thể có chi phí. Một công ty có thể cần thuê thêm nhân sự, chẳng hạn như nhân viên kỹ thuật.
Quản lý Quy trình Kinh doanh là một thành phần thiết yếu của một tổ chức. Ứng dụng của nó không chỉ giới hạn trong quản lý nhân viên mà còn cho các bộ phận khác của tổ chức. Người quản lý có thể triển khai Xnspy hoặc phần mềm tương tự khác để đo lường mức độ thành công của quy trình làm việc.
Hơn nữa, các ứng dụng như Xnspy có thể giúp các nhà quản lý xác định mức năng suất mới của nhân viên sau khi thực hiện chiến lược BPM.
Các quy trình làm việc được xác định rõ ràng sẽ hợp lý hóa các quy trình và có thể thúc đẩy năng suất và làm cho hoạt động kinh doanh hiệu quả. Bên cạnh một chiến lược BPM được xác định rõ ràng, các doanh nghiệp cần đảm bảo rằng nhân viên của họ đang tối đa hóa năng suất của họ.
Việc giám sát nhân viên hiện đại có thể đảm bảo một kế hoạch hoàn hảo để đảm bảo tổ chức của bạn đạt được các mục tiêu của mình. Xnspy cho phép các nhà quản lý xem nhật ký hoạt động điện thoại hàng ngày của lực lượng lao động, như các cuộc gọi điện thoại, email, lịch sử duyệt web hoặc bất kỳ nội dung đa phương tiện nào được nhập hoặc xuất ra khỏi thiết bị.
