Trong đó, việc triển khai công chứng điện tử, quy định bắt buộc chụp ảnh người ký trước công chứng viên và siết chặt chế độ lưu trữ hồ sơ là những điểm mới nổi bật.

Văn bản công chứng điện tử và quy trình thực hiện

Theo quy định mới, văn bản công chứng điện tử có thể được tạo lập trực tiếp trên môi trường điện tử theo hai hình thức: công chứng điện tử trực tiếp hoặc công chứng điện tử trực tuyến.

Công chứng điện tử trực tiếp được áp dụng cho tất cả các giao dịch dân sự. Trong trường hợp này, người yêu cầu công chứng vẫn ký trước sự chứng kiến trực tiếp của công chứng viên.

Công chứng điện tử trực tuyến được thực hiện khi các bên tham gia không có mặt cùng địa điểm và giao kết qua phương tiện điện tử. Tuy nhiên, hình thức này không áp dụng đối với di chúc và các giao dịch dân sự mang tính đơn phương.

Văn bản công chứng giấy cũng có thể được chuyển đổi thành văn bản công chứng điện tử nếu được ký số bởi công chứng viên và tổ chức hành nghề công chứng. Mỗi văn bản công chứng điện tử phải gắn kèm mã QR, đường link, mã số hoặc ký hiệu riêng để người dân dễ dàng tra cứu, kiểm tra tính xác thực.

Việc ký số của các bên tham gia, người làm chứng, người phiên dịch vẫn phải thực hiện dưới sự chứng kiến trực tiếp của công chứng viên, trừ những người đã đăng ký chữ ký mẫu theo quy định.

Đối với việc sửa lỗi kỹ thuật, một trang riêng chứa nội dung sửa lỗi, chữ ký số của công chứng viên và tổ chức hành nghề công chứng sẽ được lập và đính kèm với văn bản gốc. Tương tự, khi giao dịch được sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ hoặc chấm dứt, văn bản liên quan cũng phải đính kèm và xuất hiện cùng văn bản công chứng điện tử khi tham chiếu.

Bắt buộc chụp ảnh người ký trước công chứng viên

Một trong những điểm mới quan trọng của Luật Công chứng 2024 là yêu cầu chụp ảnh quá trình ký kết văn bản trước sự chứng kiến của công chứng viên.

Cụ thể, Điều 50 quy định tất cả những người tham gia giao dịch, người làm chứng, người phiên dịch phải ký hoặc điểm chỉ trực tiếp trên từng trang văn bản công chứng và được chụp ảnh làm bằng chứng. Ảnh chụp phải đáp ứng ba yêu cầu: Nhận diện rõ người ký và công chứng viên chứng kiến; Hình ảnh sắc nét, không bị chỉnh sửa, không phai màu, không cắt ghép; In màu hoặc đen trắng trên giấy A4, hoặc nếu dùng giấy in ảnh chuyên dụng thì kích thước tối thiểu là 13x18 cm.

Trong trường hợp có người làm chứng hoặc phiên dịch, việc chụp ảnh khi ký hoặc điểm chỉ vẫn bắt buộc. Nếu các bên thấy cần thiết, quá trình này cũng có thể quay video để lưu trữ kèm hồ sơ công chứng. Từ ngày 1/7/2025, ảnh và video này được công nhận là thành phần hồ sơ và chỉ được sử dụng theo quy định pháp luật về lưu trữ.

Công chứng ngoài trụ sở và những trường hợp đặc biệt

Theo quy định mới, công chứng viên sẽ thực hiện công chứng tại trụ sở tổ chức hành nghề công chứng. Tuy nhiên, để đảm bảo thuận lợi cho người dân, luật cho phép thực hiện công chứng ngoài trụ sở trong 4 nhóm trường hợp: Lập di chúc tại chỗ ở theo Bộ luật Dân sự; Không thể đi lại vì lý do sức khỏe, đang điều trị nội trú hoặc bị cách ly y tế; Đang bị tạm giữ, tạm giam, thi hành án phạt tù hoặc áp dụng biện pháp xử lý hành chính; Có lý do chính đáng khác theo quy định của Chính phủ.

Nghị định 104/2025 làm rõ “lý do chính đáng khác” bao gồm: phụ nữ đang mang thai hoặc nuôi con dưới 12 tháng tuổi, người cao tuổi, người khuyết tật, người đang thực hiện nhiệm vụ đặc biệt không thể rời vị trí làm việc và các trường hợp bất khả kháng khác.

Việc công chứng ngoài trụ sở phải thực hiện tại địa điểm có địa chỉ cụ thể, phù hợp với lý do yêu cầu.

Để tạo thuận lợi cho người dân, luật cho phép thực hiện công chứng ngoài trụ sở trong những trường hợp nhất định, đồng thời vẫn phải tuân thủ đầy đủ quy định pháp luật.

Quy định dữ liệu hóa hồ sơ công chứng

Từ 1/7/2025, tất cả hồ sơ công chứng giấy phát sinh mới phải được chuyển đổi thành thông điệp dữ liệu điện tử để lưu trữ.

Ngoài ra, những hồ sơ công chứng giấy đã được lập trước thời điểm luật có hiệu lực cũng phải được tổ chức hành nghề công chứng dữ liệu hóa. Việc chuyển đổi phải bảo đảm tính chính xác, đầy đủ, được xác nhận bằng chữ ký số trước khi lưu trữ điện tử.

Với hồ sơ đã dữ liệu hóa, bản giấy gốc vẫn phải lưu giữ ít nhất 30 năm nếu liên quan bất động sản, hoặc 10 năm với các giao dịch khác. Những thành phần giấy không phải bản chính vẫn lưu giữ ít nhất 5 năm.

Danh mục giao dịch buộc công chứng được công khai

Khác với trước đây, Luật Công chứng 2024 không liệt kê cụ thể tên các giao dịch bắt buộc công chứng mà đưa ra tiêu chí xác định: "Giao dịch quan trọng, đòi hỏi mức độ an toàn pháp lý cao và được luật quy định hoặc giao Chính phủ quy định phải công chứng."

Bộ Tư pháp có trách nhiệm rà soát, cập nhật, công khai danh mục này trên Cổng thông tin điện tử để người dân, doanh nghiệp dễ dàng tra cứu, bảo đảm minh bạch.

Hiện nay, hầu hết hợp đồng bắt buộc công chứng là các giao dịch liên quan đến chuyển nhượng, tặng cho quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất.

Quy định lưu trữ hồ sơ công chứng tối thiểu

Luật mới lần đầu tiên quy định rõ thời hạn lưu trữ tối thiểu của hồ sơ công chứng theo từng loại giao dịch. Đối với các giao dịch liên quan bất động sản, hồ sơ phải lưu trữ ít nhất 30 năm, và các loại giao dịch khác lưu trữ tối thiểu 10 năm.

Điều này khác với quy định trước đây, khi Luật Công chứng 2014 chỉ đưa ra thời hạn lưu trữ chung là 20 năm.

Do ảnh chụp hoặc video quá trình ký kết được coi là một phần hồ sơ, các tài liệu này cũng phải lưu giữ theo thời hạn tương ứng.

Giới hạn tuổi công chứng viên và đơn giản hóa thủ tục

Luật mới quy định công chứng viên được bổ nhiệm phải là công dân Việt Nam và không quá 70 tuổi. Khi đủ 70 tuổi, công chứng viên đương nhiên miễn nhiệm.

Đối với công chứng viên đã trên 70 tuổi trước ngày 1/7/2025, được tiếp tục hành nghề thêm tối đa 2 năm.

Bên cạnh đó, luật cũng bỏ yêu cầu nộp phiếu yêu cầu công chứng. Nhờ vậy, hồ sơ công chứng chỉ còn cần 4 tài liệu, giúp giảm thủ tục hành chính cho người dân.

Luật Công chứng 2024 gồm 8 chương, 76 điều, giảm 2 chương và 5 điều so với luật cũ, được kỳ vọng sẽ hiện đại hóa hoạt động công chứng, tăng tính minh bạch và đảm bảo quyền lợi pháp lý của các bên tham gia giao dịch.